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Gestionar bien tu  tiempo para tener éxito.

El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación de todo lo contrario (¿esperando en el dentista no te hasado?). No podemos alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemos y debemos controlarlo, porque

¿Es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a él?.

A lo largo de nuestra vida y del día a día, realizamos muchaimágeness tareas y al terminar de realizarlas, a veces tenemos la impresión de que no hemos hecho lo suficiente o incluso que no hemos hecho nada y nos sentimos mal.

Esa es la sensación que nos queda cuando pensamos que no hemos gestionado correctamente nuestro tiempo.

Para gestionar nuestro tiempo de forma adecuada podemos seguir 5 sencillos trucos que nos ayudarán a saber qué hacemos cada día y mejorar en cada actividad cotidiana:

Stephen R. Covey en su libro “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”, nos indica que debemos comenzar con un fin en mente.

Es decir, nos debemos:

1.- fijar un objetivo.

Pero ese objetivo debe tener una serie de características:

– Debe ser específico y lo más detallado posible.

– Medible, puesto que es necesario poder  medir si lo hemos alcanzado o no.

– Realista. En muchas ocasiones nos fijamos objetivos que no son realistas y eso hace que sea imposible cumplirlo.

– Plazo determinado. Un objetivo debe tener un plazo para ser cumplido. De esa forma mediremos fácilmente si lo hemos logrado o no.

 

2.- Definir las  prioridades.

Como nos dice Stephen Covey:  “Primero lo primero” para referirse a la importancia de distinguir lo importante de lo urgente para poder priorizar tareas.

Covey crea cuatro cuadrantes en los que se puede clasificar cualquier actividad:

                                                                                                                                                                                                     Cuadrante del tiempo de JRCovey.

-Urgente e importante.  cuadrantedeltiempo-covey

-No urgente e importante.

-Urgente y no importante.

-No urgente y no importante.

Lo urgente es lo que requiere una atención inmediata.

Lo importante es lo que contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, tu propósito en la vida.

3.- Planificar todas las tareas.

Cada tarea se debe desarrollar en el momento adecuado del día o de la semana para que sea efectiva. Además debemos tener en cuenta el tiempo no sólo de la tarea en sí misma, sino de todo lo que conlleva y genera.

Debemos tener en cuenta algo de tiempo para imprevistos que puedan surgir.

4.- Proteger el tiempo

Cada minuto que dedicamos a una tarea, debe de ser protegido de forma que no haya interrupciones.

Es muy habitual que nos interrumpan llamadas, correos electrónicos etc. pero debemos centrarnos en proteger unos determinados momentos del día para dedicarlo a una tarea concreta.

La interrupción puede surgir y puede impedirte completar una tarea, pueden diferenciarse en:

Interrupciones que te  hacen perder el tiempo, pueden  ser ignoradas con pocas o ninguna

consecuencia.

tiempo-reloj-arena1

Interrupciones que consumen tiempo que son lastareas repetitivas que interrumpen el trabajo importante.

Interrupciones que surgen de no delegar en otras personas. Las actividades que realizamos tanto en nuestro trabajo como en nuestra vida privada, a veces es necesario que las realicemos nosotros mismos, pero en otras ocasiones se pueden delegar para lograr trabajar en equipo. Por eso es necesario  aprender a delegar.

 

5.- Medir los resultados.

Una vez que hayamos fijado nuestro objetivo y las tareas que tenemos que realizar para alcanzarlo, debemos medir si en el plazo que hemos establecido, hemos alcanzado ese resultado o no.

En el caso en que no hayamos alcanzado el resultado, podremos valorar si éste era realista o no y realizar ajustes para que sea posible.

Gestionar correctamente tu tiempo es un paso más para alcanzar el éxito en tu negocio y en tu vida privada.

En resumen, una vez establecidos los objetivos, comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces se suele asignar un tiempo máximo para cada actividad con la finalidad de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiado importante, restando tiempo a otras que sí lo son.

Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas. Eliminar la posibilidad de que nos puedan importunar.  Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda para  tener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada. Ser nosotros mismos los gestores de nuestro tiempo. No dejar que sean otros los que lo hagan

Por lo tanto, el tiempo es relativo, como también lo es el uso que hacemos de él en nuestro trabajo. Algunas tareas que consideramos muy urgentes o importantes a veces no lo son tanto (de nuevo la “relatividad”) y debemos aprender a identificarlas.

Se dice que generalmente tan sólo el 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de resultados. El resto, suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones, en definitiva, desorden.

Hacer cada cosa a su tiempo, no hacer más de una cosa a la vez y por supuesto, hacerlo bien.

Aprender a gestionar nuestro tiempo para  lograr los  objetivos marcados,  administrar tus tareas, gestionar tu tiempo y hacerlo de forma efectiva es garantía de éxito.

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